Risalah pertemuan - membuat keluar dengan baik

Risalah pertemuan - dokumen yang mencerminkan informasi tentang hal-hal yang dibahas pada pertemuan dan keputusan yang diambil. Ini milik dokumentasi organisasi dan administrasi. Informasi dalam laporan yang dibuat oleh Sekretaris pertemuan atau orang lain yang berwenang atas dasar perekam atau merekam manual. Sebelum pertemuan semua dokumen yang diperlukan harus disiapkan: agenda, daftar peserta, teks, serta draft solusi yang mungkin.

Risalah rapat komisi atau otoritas lainnya harus dipublikasikan secara penuh atau ringkasan bentuk. Yang terakhir ini tidak termasuk diskusi tentang isu-isu yang terlibat dan menangkap hanya keputusan yang diambil.

Protokol dalam bentuk penuh biasanya terdiri dari dua bagian - pengantar dan utama a. Pendahuluan berisi nama-nama (dan inisial) dari ketua petugas, sekretaris dan anggota rapat, serta orang-orang yang hadir. Jika nomor hadir selama lebih dari 15, referensi dibuat ke daftar wajib penuh nama. Jika ada milik pemerintah yang berbeda, untuk setiap posisi tertentu dan tempat kerja.

Selain itu, di bagian pendahuluan harus selalu ditentukan agenda daftar pertanyaan dalam urutan kepentingan dan indikasi pelapor untuk setiap nama subjek.

Risalah pertemuan di bagian utama dibagi menjadi beberapa bagian sesuai dengan agenda. Teks dari masing-masing poin, sebagai suatu peraturan, didasarkan pada hubungan pendek:

- Mendengar: Nama lengkap.

- Terselesaikan (atau memutuskan): Nama.

Ringkasan masing-masing teks pidato disimpan dalam sebuah protokol atau tertutup dalam artikel terpisah (dalam hal ini, catatan dengan protokol referensi dalam teks). Dalam kasus suara yang diberikan hasilnya. The menit harus dibuat untuk setiap item diambil keputusan.

The menit harus ditandatangani oleh ketua dan sekretaris dari pertemuan tersebut. Tanggal protokol adalah tanggal pertemuan atau rapat. Setiap protokol diberi nomor urut kelompok protokol yang sesuai secara terpisah dengan kode huruf, jika perlu. Penomoran terus meningkat sepanjang tahun.

Risalah rapat Direksi memiliki karakteristik sendiri. Persyaratan umum dari dokumen ini diberikan dalam teks Undang-undang Federal "Pada Saham Gabungan Perusahaan" (Pasal 68). Selain itu, jika dewan direksi pada pertemuan tersebut akan mengadopsi resolusi tentang masalah saham (sekuritas), menurut Federasi Rusia disetujui oleh isu Standar efek dari protokol pertemuan harus mencerminkan hasil dari roll-panggilan suara semua anggota dewan. Ini adalah persyaratan peraturan dasar untuk protokol.

Dalam prakteknya, desain protokol seperti dapat sangat bervariasi sesuai dengan proses penyusunan dan detail. Beberapa protokol sesuai dengan transkrip rinci pertemuan dengan refleksi dari semua komentar dan mengajukan pertanyaan. Persyaratan untuk protokol manajemen seperti biasanya tetap dalam posisi di dewan direksi.

Pada ekstrem yang lain - sangat menit singkat pertemuan itu, termasuk hanya informasi tentang komposisi peserta, agenda, kata-kata dari isu yang diangkat dan keputusan yang diambil.

Varian yang optimal biasanya adalah tengah. Terlalu laporan rinci disusun, sebagai suatu peraturan, berdasarkan rekor pertemuan. Pada interpretasi dari kemungkinan ketidakakuratan yang mendistorsi rasa isu yang terlibat. Selain itu, kita tidak boleh lupa bahwa hak untuk berkenalan dengan notulen rapat, pemegang saham setiap memiliki. Ketika membahas masalah bisnis protokol rinci dapat memperbaiki banyak informasi menjadi rahasia komersial.

Di sisi lain, berlebihan protokol sesak dapat menginduksi pemegang saham biasa pada gagasan pendekatan formal dan kurangnya efektivitas Direksi. Hal ini diinginkan untuk setiap pertanyaan menunjukkan penggagas dan peserta dalam diskusi, pertunjukan penjelasan, dan penulis pertanyaan yang diajukan. Pendekatan ini, antara lain, memungkinkan untuk memperkirakan kontribusi dari masing-masing anggota lebih efisien.