Apa adalah dokumen elektronik?

Tingkat komputerisasi saat ini panggilan untuk transisi ke "paperless" manajemen kantor. Hal ini didasarkan pada dokumen elektronik, yang kontras dengan tradisional, ditandai dengan sejumlah properti baru dan karakteristik. Sejauh ini, definisi tunggal fenomena ini tidak ada dalam hukum maupun dalam dunia ilmiah Rusia.

Konsep "dokumen elektronik" muncul pada awal tahun 1970-an. Jadi kita mulai disebut "dokumen yang dapat dibaca mesin." keganjilan mereka adalah bahwa mereka harus diciptakan dengan bantuan teknologi komputer dan cocok untuk pemrosesan komputer. Dalam hal ini, rincian yang dibutuhkan dibuat secara ketat sesuai dengan prosedur yang ditetapkan untuk semua dokumen.

dokumen elektronik - adalah obyek dari informasi, terdiri dari dua bagian wajib: 1) rincian (nama, informasi tentang penulis, waktu, tempat asal, dll) dan tanda tangan digital elektronik; 2) bagian utama dari isi yang terdiri dari teks, informasi grafis dan numerik diproses sebagai satu unit.

Dokumen elektronik ditandatangani oleh tanda tangan elektronik yang berkualitas, sehingga setara dengan kertas yang ditandatangani oleh tangannya sendiri. Informasi yang disajikan dalam dalam bentuk digital (elektronik). Data penginderaan menggunakan komputer dapat mengirimkan informasi pada jaringan telekomunikasi, proses - dalam sistem informasi. Jika perlu, dokumen dapat mengambil bentuk tampilan di layar dan di atas kertas.

dokumen elektronik - siklus hidup elektronik dokumen dalam suatu perusahaan (organisasi, perusahaan) untuk menerima mereka, mengubah status (disetujui, dikomunikasikan kepada, di, tanda, ditutup, dll) untuk pembatalan arsip. dokumen tersebut kadang-kadang disebut sebagai «alur kerja», yang mencirikan gerakan dokumen sebagai aliran tunggal karya individu dalam proses bisnis yang spesifik. Seluruh sistem manajemen dokumen elektronik berisi perangkat lunak yang Anda butuhkan untuk mengatur dan menjaga semacam ini siklus hidup dokumen.

dokumen elektronik dan alur kerja berdasarkan itu memiliki beberapa keunggulan dibandingkan tradisional. Mereka memungkinkan staf organisasi untuk mengontrol tidak hanya daerah mereka sendiri pekerjaan, tetapi seluruh proses. Gunakan arsip elektronik jauh lebih mudah daripada kertas. , Mengurangi waktu untuk berjalannya koordinasi dan pelaksanaan dokumen dapat ditemukan dalam beberapa menit. Secara umum, itu lebih ekonomis daripada kertas. Ada cukup banyak perangkat lunak dokumen elektronik manajemen ( "Motif", "E1 Efrat", "DocsVision", "1C: Dokumen". Dan lain-lain).

Saat ini, ada Naungan pengalaman asing regulasi hubungan di bidang dokumen elektronik dalam hal hukum. Di Rusia, masalah regulasi hubungan ini belum menerima keputusan legislatif, meskipun upaya dilakukan adopsi hukum (2005). Adopsi undang-undang semacam ini kertas - salah satu arah penting dari peraturan hukum.