Sistem Manajemen Dokumen Elektronik (EDMS) bahwa fitur dan rekomendasi tersebut

Sampai beberapa tahun yang lalu tentang sistem manajemen dokumen elektronik disebut sebagai masa depan yang cerah. Hari ini, mereka banyak digunakan di perusahaan-perusahaan swasta dan publik. Tapi yang paling penting, bahwa permintaan tumbuh dalam SED. Apakah yang dimaksud dengan sistem manajemen dokumen elektronik dan cara kerjanya, pertimbangkan contoh dari sistem Rusia saat ini.

prasyarat

Untuk lebih memahami bagaimana program EDS, Anda perlu mempertimbangkan konsep dasar dan tujuan. Adalah faktor kunci yang menentukan pilihan satu sistem atau yang lain.

Jika organisasi dapat beroperasi dalam kontrol formal, kebutuhan dalam dokumen no. Dengan munculnya proses bisnis ada kebutuhan untuk mekanisme kontrol dengan bantuan dokumen memerintahkan. Jika Anda tidak terlibat dalam transaksi pada waktu yang tepat, mereka akan mulai membangun dan tersesat.

Atau, pembawa kertas, skema penyimpanan file khusus pada server. Tetapi bekerja untuk panjang. Dengan meningkatnya volume meningkatnya permintaan untuk penyimpanan informasi dan sinkronisasi.

Ada dilema: apakah akan menggunakan untuk menyimpan kertas tua atau SED. Yang penting dapat diperoleh melalui sistem elektronik? Meningkatkan efisiensi organisasi.

efek ekonomi

efisiensi operasional dapat ditingkatkan dengan dua cara: mengurangi biaya atau meningkatkan hasil. dokumen DMS dapat mencapai dua tujuan sekaligus. Yaitu, pengenalan sistem memungkinkan organisasi untuk menghabiskan lebih sedikit, tapi menghasilkan lebih banyak.

pengurangan biaya dilakukan dengan mengurangi biaya kertas, overhead waktu, mempercepat pertukaran informasi, perubahan budaya perusahaan.

Untuk mengevaluasi efektivitas yang menyediakan program EDS, Anda perlu menghitung biaya pekerjaan pada desain dokumen kertas. Diperkirakan perusahaan konsultan, operasi tersebut menempati 20% dari waktu. Sistem birokrasi Rusia, dibutuhkan bahkan lebih dari itu - 60% dari waktu. Pengenalan SED akan mengurangi biaya ini setidaknya 10 kali.

manajemen kantor dan manajemen dokumen

Kedua istilah ini terkait. Dokumen - istilah yang mengacu pada satu set formal aturan untuk bekerja dengan dokumen. Beberapa sistem EDS dapat disesuaikan di bawah aturan kantor, tetapi ada orang-orang sistem atas dasar yang telah terbentuk dokumen.

Dokumen adalah unit informasi penyimpanan di EDS. Alur kerja yang dihasilkan dari berbagai sumber: sistem lain, aplikasi, e-mail, tapi pertama dan terutama - dari kertas dipindai. Oleh karena itu, scanner dan peralatan lainnya merupakan bagian integral dari SED. Sistem menyimpan semua dokumen adalah sejarah mereka, menyediakan untuk organisasi gerakan, membawa dengan mereka proses bisnis.

Dalam dasar tersebut adalah keputusan, perintah dan urutan EDS. Melalui mereka, dan oleh manajemen organisasi. Setiap dokumen yang disertakan dengan "Help". Set bidang pada form tergantung pada jenis dokumen. Sistem informasi disimpan dalam database untuk masing-masing bidang kartu.

Fungsi dan tugas dari SED

Program manajemen dokumen dirancang untuk memecahkan masalah ini:

• sistematisasi kerja dengan dokumen.
• penciptaan dokumen dari template, penyimpanan pendaftaran;
• otomatisasi akuntansi;
• klasifikasi dokumen.

Mari kita memeriksa dekat fungsi SED. perangkat lunak manajemen dokumen digunakan untuk:

• membuat kartu.
• pembentukan teks dokumen;
• menyimpan data dalam pdf atau kata ms Format;
• hak akses pengguna kontrol;
• penciptaan rute;
• dokumen kontrol lalu lintas;
• mengirimkan pemberitahuan, pengingat;
• logging, buku referensi, pengklasifikasi;
• pembentukan petunjuk;
• Cari dan penandatanganan dokumen;
• laporan pembangkit.

Untuk fitur seluruh sistem meliputi:

• kerja jarak jauh dengan dokumen;
• Menggunakan database untuk menyimpan data;
• bekerja secara simultan dengan EDS;
• keamanan melalui sertifikat, barcode, dan personal.

Keuntungan dan Kerugian

Transisi ke EDS memiliki keuntungan lebih dari kerugian. Namun, proyek yang diselenggarakan benar dapat menghancurkan semua keuntungan dari otomatisasi. EDMS tujuan pelaksanaan harus dapat dicapai. Manfaat meliputi:

• terstruktur penyimpanan terpusat informasi;
• pendekatan yang sama untuk penciptaan dan pengolahan dokumen;
• menggunakan template;
• mencari;
• akses audit.

Kelemahannya adalah biaya awal yang tinggi dan bekerja teliti pada pelatihan pengguna.

proses penanganan dokumen

EDMS dokumen elektronik melewati beberapa tahap, dalam perjalanan yang dokumen ditugaskan untuk sifat tertentu. Pengolahan dilakukan baik secara manual dan otomatis. Di set kasus kedua:

• kondisi transisi antara tahap;
• pemisahan rute;
• siklus pengolahan;
• menjalankan sub, timer, prosedur pengolahan;
• peran yang ditetapkan pengguna.

Jenis perawatan:

• Membuat dokumen.
• Editing.
• Mengganti nama.
• Bergerak.
• Menyimpan.
• Pengindeksan.
• Menghapus.

EDS biaya

alur kerja penuh tidak dapat beroperasi tanpa server lisensi, kustomisasi lengkap dan pelatihan dari semua pengguna. Masing-masing elemen membutuhkan pengeluaran kas yang besar. Selain itu, kita tidak boleh melupakan integrasi EDS dengan sistem lain, memperbarui database dan software, dukungan teknis dan layanan konsultasi lainnya untuk mendukung biaya.

Pelaksanaan SED

Pelaksanaan proyek dapat berlangsung beberapa bulan. Proses ini tergantung pada jumlah proses dokumenter dan keuangan, kelembagaan dan sumber daya kemampuan. Implementasi dilakukan pada algoritma seperti:

• pembentukan kelompok kerja, penentuan kepala;
• definisi tujuan dan sasaran;
• pemeriksaan proses dokumentasi yang ada;
• pengembangan spesifikasi teknis;
• Pilihan EDS;
• kesimpulan dari kesepakatan tentang pelaksanaan EDS;
• pengembangan dan persetujuan peraturan kerja;
• memeriksa mengisi awal direktori;
• uji pendahuluan EDS;
• pelatihan staf;
• pelaksanaan uji EDS;
• analisis hasil dari operasi uji;
• koreksi kesalahan;
• implementasi penuh dari SED.

pengenalan kesalahan

Perhatian khusus harus dibayar untuk proses-proses yang membutuhkan kehadiran sebuah dokumen kertas. Kesalahan utama - adalah duplikasi dokumen kertas elektronik. Hal ini mempersulit pekerjaan dan menyebabkan sikap negatif untuk otomatisasi. Untuk pelaksanaan pekerjaan ganda tidak ada yang membayar. Kita perlu membangun proses otomatis tanpa duplikasi. Kedua kesalahan - ketidaksiapan personil. Paling sering, proses baru dirasakan dengan permusuhan. Oleh karena itu, kita harus menjelaskan kepada karyawan mengapa diperkenalkan sed, sehingga mereka sengaja pergi ke proses pelatihan.

teknologi penyimpanan dokumen

EDS dokumen elektronik termasuk atribut, berdasarkan yang dicari, klasifikasi dan pengelompokan konstruksi laporan. Kadang-kadang dokumen yang dibuat dari template, kadang-kadang - dengan mentransfer data dari database. Atribut yang disimpan dalam tabel. File itu sendiri ditempatkan di folder penyimpanan, informasi dari itu - dalam direktori database. Akses ke data diperoleh hanya pengguna sistem EDMS.

Apa yang dimaksud dengan pemindaian aliran?

Mengalir pengolahan dokumen, diikuti oleh penempatan sampel dalam file dicapai dengan menggunakan scanner. Selama proses scanning dapat secara otomatis membuat barcode pada dokumen dan pendaftaran dalam database dan kemudian fokus pada rute tertentu.

OCR

Ini sistem manajemen dokumen elektronik DMS mengkonversi gambar elektronik dari dokumen dalam format foto jpeg atau format teks. Menggunakan perangkat lunak khusus sebagai aplikasi mandiri atau ESCOM.BPM terintegrasi di SED. Apa ESCOM.BPM? Pengakuan ini dokumen Program, diketik dengan font yang berbeda. Perlu dicatat, bagaimanapun, bahwa aplikasi independen memiliki lebih banyak fitur dan bahkan mengenali teks tulisan tangan.

barcode

Teknologi ini menyediakan satu set prosedur untuk pembentukan dan penerapan kode bar grafis pada dokumen. Sebuah barcode unik dihasilkan melalui sistem server. Ia menyediakan untuk identifikasi dokumen, pencarian cepat pada dasar dari situs distribusi dan penyimpanan. Ketika mendaftar dokumen dicetak pada label barcode sesuai dengan identifier dari kartu elektronik. Dia terpaku pada versi kertas dokumen.

EDS

tanda tangan digital memungkinkan untuk memverifikasi kebenaran dokumen dan data kekekalan. Penandatanganan dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak kriptografi dan kunci - sertifikat. Yang terakhir adalah file dalam format khusus yang dibuat ulang di tengah isu lisensi. Untuk menjamin keamanan informasi harus disimpan sertifikat pada kartu pintar atau kunci I-Token. Mereka dilindungi oleh PIN-kode. Jika PIN yang dimasukkan beberapa kali salah, maka sertifikat secara otomatis diblokir.

Teks lengkap dan pencarian atribut

pencarian atribut dilakukan dengan menggunakan bentuk khusus dari beberapa nilai dari bidang kartu. Misalnya, "Counterparty" kriteria menyediakan data pencarian di bidang "Receiver" atau "Pengirim". Sistem ini membandingkan kriteria masuk dari data di kartu dan menyimpan hasil di kartu-kartu yang telah kebetulan. pencarian dilakukan dengan memperhitungkan pertandingan tepat atau parsial.

pencarian teks lengkap dilakukan sesuai dengan data dalam dokumen, termasuk bentuk kata melalui database built-in alat, seperti MS SQL SERVER, ORACLE. Untuk mencari file lengkap harus dimasukkan ke dalam database dalam format dokumen (doc), tabel (xls), presentasi, laporan.