Dokumen pada personil, jenis mereka. Apa perintah pada staf?

Terlepas dari jenis kegiatan, setiap organisasi yang bekerja dengan orang-orang. legalitas pekerja diperlukan pada semua tahap hubungan kerja. Struktur dokumen personil dibuat dalam kasus ini meliputi berbagai macam peraturan sekuritas dan data pribadi.

Majikan wajib tidak hanya untuk benar mempertahankan dokumen untuk personil akuntansi, tetapi juga untuk mengatur penyimpanan dan pengarsipan, dan, jika perlu, kehancuran. Semua tindakan ini harus sesuai dengan norma-norma undang-undang.

Apa saja bahan dokumen personil

Semua tahapan pergerakan karyawan harus tercermin dalam sekuritas yang relevan. Struktur dokumen pada staf, yang mencerminkan pergerakan personel, meliputi:

• dokumen yang berhubungan dengan pencarian dan perekrutan;
• dokumen yang mencerminkan kegiatan saat karyawan;
• peraturan yang mengatur proses kerja dan hubungan manusia;
• berbagai perintah pada staf, seperti dipublikasikan secara umum, dan standar;
• dokumen termasuk informasi pribadi tentang karyawan;
• dokumen arsip pada staf;
• dokumen akuntansi pribadi dan profil;
• lainnya jenis dokumen pada staf.

Aturan pendaftaran dokumen pada staf

Staf personil dan bisnis layanan sekretaris harus ingat untuk merancang dokumen pribadi sesuai dengan persyaratan hukum. Aturan yang ditentukan dalam peraturan perusahaan, tidak harus bertentangan dengan petunjuk dari atasan.

pelaksanaan yang tepat dari dokumen pada personil perusahaan ditunjukkan dalam petunjuk yang relevan. Di dalamnya, dengan contoh-contoh dan referensi harus mencakup semua nuansa memperbaiki pada kertas kerja dengan staf. Peraturan ini dikeluarkan dan disetujui oleh pimpinan organisasi dan durasi terbatas.

dokumen individual dapat diterbitkan baik elektronik dan dalam bentuk kertas. Jika teks ditulis dengan tangan, perlu untuk memantau keakuratan tulisan tangan dan mencoba untuk tidak membuat erasures. Setiap kesalahan dikoreksi harus dikonfirmasi pechtyu organisasi dan disertifikasi oleh tanda tangan kepala.

Dokumen akuntansi personil sering rahasia, karena mengandung informasi pribadi dilindungi secara hukum. Untuk bekerja sejumlah sangat terbatas profesional diperbolehkan untuk mereka.

Pesanan untuk personil

Personil dokumen layanan dua jenis perintah:

• pesanan perusahaan pada kegiatan utama, namun terkait dengan pekerjaan karyawan;
• pesanan untuk komposisi pribadi perusahaan.

Mereka berbeda dalam cara pendaftaran, prosedur persetujuan, penandatanganan dan publikasi. Selain itu, dengan perintah pribadi lebih cenderung untuk bekerja karyawan departemen personalia. Di sana mereka dan disimpan secara terpisah dari dokumen lain. Perintah ini merupakan bagian dari dokumen pada personil organisasi.

Sebagian besar pesanan pribadi dari bentuk standar. Kegunaan dari bentuk seperti menyiratkan kesatuan mereka untuk perusahaan. Namun, penggunaan wajib bentuk standar yang ditentukan hanya instansi pemerintah dan organisasi anggaran. Bisnis dengan segala bentuk kepemilikan tidak bisa mematuhi aturan-aturan ini.

Di antara yang paling umum ditemui perintah pribadi seperti berikut:

• pesanan pada pengangkatan dan pemecatan:
• pesanan untuk gerakan dan perpindahan;
• perintah perjalanan;
• pesanan untuk semua jenis liburan ;
• peraturan tentang sertifikasi, pendidikan dan pelatihan, dan sebagainya. d.

Urutan apapun pada staf dibawa ke perhatian dari pekerja yang berkaitan. Jika untuk alasan apapun karyawan tidak menandatangani dokumen, maka ditarik ke atas.

Semua pesanan pribadi harus menjalani pendaftaran wajib dalam daftar khusus. Dalam hal ini, mereka diberi nomor, yang menunjukkan bahwa mereka menempatkan pada account, dan pelaksanaannya dipantau. salinan urutan tentu diajukan dalam urusan pribadi, dokumen asli disimpan secara terpisah selama satu tahun, maka baik dikirim ke arsip atau hancur.

dokumen personalia perusahaan

Dalam setiap organisasi, tergantung pada bentuk kepemilikan dan fitur lainnya, akan membuat berbagai dokumen pada personil dari perusahaan. daftar harus dibawa oleh petunjuk administrasi HR.

Paling sering itu adalah:

• kepegawaian;
• daftar posisi;
• buku dan bentuk-bentuk kosong catatan kerja bekerja;
• salinan dokumen pribadi karyawan;
• dokumen akuntansi pribadi dan catatan personil;
• pejabat dan pekerja kasar lainnya dan kontrak kerja;
• perintah atau instruksi yang berhubungan dengan karyawan perusahaan pada kegiatan inti;
• dokumen tentang Komisi Sertifikasi;
• arah dan dokumen lainnya pada pelatihan dan pengembangan profesional;
• dokumen tentang liburan, perjalanan bisnis dan transfer;
• berbagai perintah atau instruksi oleh personel;
• catatan, laporan dan memo resmi dari staf, dan sebagainya. d.

Setiap perusahaan independen menentukan jenis yang diinginkan dokumen pada staf dan cara mereka membuat dan menyimpan.

Membuat pribadi bisnis

Informasi yang paling penting dan lengkap tentang karyawan masuk ke masalah pribadi. Dokumen dan fitur dari akuisisi mereka ditentukan oleh masing-masing organisasi secara independen dan pastikan untuk mendaftar dalam dokumen normatif. Anda dapat menjahit saham di kedua maju dan dalam urutan terbalik, atau untuk membentuk kelompok.

file pribadi dapat dilakukan baik pada sebagian besar orang dalam organisasi, dan secara eksklusif pada kepala dan spesialis terkemuka. Dalam prakteknya, bagaimanapun, sebagian besar organisasi lebih memilih untuk memiliki satu set dokumen dan informasi lain tentang setiap karyawan, terlepas dari posisi dan statusnya.

Kategori dokumen dan salinan yang akan disimpan dalam file pribadi karyawan:

• profil atau daftar pribadi berfungsi untuk mengkonsolidasikan informasi biografis dasar;
• salinan dokumen identitas dan pendukung pendidikan dan kualifikasi, - paspor, ijazah, sertifikat dan lisensi;
• salinan catatan kerja;
• aplikasi untuk masuk, transfer, dan lain-lain;
• salinan dari semua perintah untuk karyawan;
• salinan kontrak kerja;
• dokumen pribadi lainnya.

Untuk setiap karyawan memulai sebuah folder terpisah, yang mengajukan dokumen-dokumen yang disebutkan di atas dan salinan mereka. file pribadi yang disimpan terpisah dari dokumen personil lainnya. Mereka berisi data pribadi, dan karena itu tidak harus dapat diakses oleh orang yang tidak berwenang.

kartu pribadi: bagaimana menerapkan?

Terpadu karyawan kartu pribadi adalah wajib bagi semua bisnis, terlepas dari kepemilikan. Ini adalah dokumen dasar dimaksudkan untuk memperhitungkan karyawan organisasi.

kartu pribadi berisi semua informasi dasar tentang karyawan. Isi biasanya dengan tangan, tetapi diperbolehkan untuk membuat informasi primer dengan bantuan teknologi. Dilakukan kartu pribadi sepanjang waktu dari karyawan dalam organisasi. Ketika mengisi bagian ini diperbolehkan untuk mencetak dan menempelkan insert.

Ketika mengisi kartu pribadi perhatikan kode referensi. Mereka terdaftar di sebelah kanan meja, informasi yang bersatu. Informasi dalam bagian ini harus sesuai dengan pengklasifikasi dan dokumen normatif lainnya.

kartu pribadi akan benar disimpan secara terpisah dari dokumen pribadi lainnya di tempat yang aman atau di lemari besi dengan kunci. Dokumen ini berisi data pribadi dan tunduk akuntansi yang ketat. Ketika memecat seorang karyawan sebuah entri yang tepat, dan kartu pribadi yang dikeluarkan pada penyimpanan arsip.

Kerja-book: pengolahan dan penyimpanan

Kerja-book - dokumen sertifikasi pengalaman kerja, masa kerja dan posisi karyawan. pemeliharaannya adalah suatu keharusan bagi semua orang. Hal ini menempatkan pada awal pekerjaan dan kemudian menyertai orang tersebut sampai pensiun.

kewajiban untuk membeli formulir kosong dan buku sisipan pekerjaan berbaring di rekening organisasi. stafnya menjaga mereka di rumah dalam karyawan yang aman dan luar biasa dari departemen personalia atas permintaan. Catatan ini dibuat dalam buku besar yang relevan. administrasi tidak dianjurkan untuk bentuk pekerja dan buku buruh telinga bersih yang tidak diketahui asalnya.

Mengeluarkan riwayat pekerjaan selalu hanya dengan tangan. Rekaman yang dibuat dengan bolpoin dengan tinta biru. Jika terjadi kesalahan, perlu untuk memperbaiki dan mengkonfirmasi bahwa tanda tangan dari administrasi dan meterai organisasi. Semua informasi Anda harus mematuhi hukum dan peraturan.

catatan pekerjaan disimpan secara terpisah dari dokumen lain di tempat yang aman. Hal ini dilarang untuk memberikan karyawan mereka dan pihak lebih ketiga. Jika orang-orang dalam organisasi Anda untuk menerima informasi tentang entri dalam dokumen ini, itu membuat salinan semua halaman, maka mereka dijahit, dan setiap halaman dicap. Ketika memecat seorang karyawan kartu catatan kerja diberikan pada hari yang sama.

penyimpanan operasional dari dokumen pribadi

penyimpanan yang benar dari dokumen pada staf - salah satu tugas utama petugas sumber daya manusia. Informasi yang terkandung di dalamnya, termasuk dalam kategori pribadi dan tidak akan diungkapkan. Selain itu, dokumen tersebut disimpan dan diproses akan berlangsung dalam kondisi khusus.

Sebelum menandatangani kontrak kerja dengan calon karyawan wajib mengambil izin tertulis untuk memproses data pribadi. Salinan dokumen diajukan dalam bisnis pribadi atau dalam folder terpisah.

Semua dokumen yang berhubungan dengan data pribadi harus disimpan secara terpisah dari saham biasa. Akses kepada mereka hanya diperbolehkan departemen tenaga terampil dan kepala pertama dari organisasi. pihak ketiga dan organisasi untuk mengungkapkan data pribadi karyawan sangat dilarang. Pengecualian adalah kekuasaan kehakiman dan kejaksaan, untuk membuat permintaan formal didokumentasikan.

Untuk menyimpan dokumen pribadi yang terpisah berbagai hal. Folder dan kotak dokumen dalam lemari terkunci. Dianjurkan untuk mengisolasi mereka dari sinar matahari langsung dan suhu tinggi. Untuk sejumlah besar dokumen disarankan untuk mengalokasikan ruang khusus.

file pribadi, profil dan kartu pribadi disimpan di operasional selama organisasi tersebut bekerja dengan karyawan tertentu. Setelah menembak, mereka akan dikirim ke penyimpanan arsip.

pesanan personil disimpan dalam waktu satu tahun setelah publikasi mereka. Pejabat dan instruksi lainnya tak terbatas sampai penghapusan mereka. Staffing, serta jadwal liburan diterbitkan setiap tahun dan disimpan dalam departemen personalia atau akuntansi selama satu tahun setelah selesainya tindakan.

Pengarsipan dokumen personil

Setelah berakhirnya staf operasional menyimpan data dikirim ke arsip dokumen pada staf. Ini mungkin sebuah divisi dari organisasi atau pihak ketiga, biasanya negara, organisasi.

Daftar dokumen menjadi pengarsipan jangka panjang, sebagai berikut:

• file pribadi, profil dan kartu pengunduran diri pribadi karyawan;
• tidak diklaim buku tenaga kerja dan sisipan;
• perintah dan instruksi pada staf dengan kehidupan rak kedaluwarsa;
• majalah di akun gerakan dokumen personil;
• kepegawaian;
• jadwal liburan;
• dokumen lain yang perlu penyimpanan yang diperlukan oleh hukum atau Komisi.

Dokumen dalam arsip Departemen staf mempersiapkan sekretaris. penyimpanan jangka panjang dari kasus dan kertas lainnya mungkin dalam organisasi, dan kontrak di sebuah lembaga khusus.

Dokumen untuk folder penyimpanan jangka panjang dengan bentuk tanggal, mulai dari awal. Hal ini diperlukan untuk memonitor keamanan fisik kertas dan, jika perlu, untuk membuat dan mengesahkan salinan. Semua kasus diberi nomor dan dijahit lembar, setelah inventarisasi dibuat.

Folder dengan dokumen harus ditempatkan secara teratur. Di ruangan itu perlu untuk menjaga suhu optimal dan kelembaban rendah, dan menghindari paparan sinar matahari langsung. Rak harus rutin dibersihkan dari debu dan pengolahan dokumen ruangan dari tikus dan hama lainnya.

Pemusnahan dokumen pribadi

Meskipun penyimpanan jangka panjang, dokumen personil dapat dihancurkan. Sebelum prosedur ini diadakan pertemuan komisi khusus, yang secara kolektif membuat keputusan tentang masa depan dokumen pribadi.

Kehancuran selalu akan ketat sesuai dengan daftar, di hadapan seluruh anggota komisi. Hal ini dapat terbakar, kerusakan dengan menggiling, menekan dan metode lainnya.

Komposisi dokumen pribadi adalah beragam dan beragam. Karyawan jasa SDM dan manajemen perusahaan harus tahu bagaimana benar melaksanakan, menyimpan dan menghancurkan.