Management letter (sampel)

Management letter - dokumen yang merupakan bagian integral dari komunikasi bisnis. Paling sering ditularkan melalui surat dan melayani pertukaran informasi dengan cara yang khusus.

konsep dasar

korespondensi bisnis diperlukan untuk menangani berbagai masalah ekonomi atau produksi. Dengan bantuan bisnis dan organisasi berkomunikasi dengan lingkungan eksternal: mitra, pelanggan atau instansi pemerintah. Biasanya digunakan untuk surat manajemen ini.

Hal ini umumnya disebut sebagai dokumen tertulis, yang dapat:

• Menanggapi pesan atau permintaan yang diterima sebelumnya;
• kertas yang menyertainya dipandu dikirim bersama dengan instrumen atau bahan lain;
• Surat inisiatif dalam kasus di mana modus komunikasi lainnya tidak mungkin.

Masing-masing pilihan ini memiliki karakteristik sendiri. Namun demikian, ada aturan umum, menurut yang biasanya membuat setiap surat resmi. Hal ini dapat dipahami, karena merupakan korespondensi bisnis, misalnya, sering dimulai kesimpulan dari sebagian besar transaksi. Sebuah dokumen well-formed dapat membuat dalam tujuan kesan yang baik pada mitra potensi masa depan.

Jenis surat bisnis

Tergantung pada informasi yang berisi surat resmi, dapat:

1. Meliputi. Dalam kasus yang berisi pesan bahwa dia ada suite aplikasi.
2. Klaim. Artinya, itu mengungkapkan ketidakpuasan dengan situasi tertentu (klaim).
3. Bimbingan. indikasi tertentu diberikan dalam teks.
4. Garansi. Pengirim menegaskan pemenuhan kewajiban masa depan yang ditetapkan dalam dokumen tersebut.
5. Informasi. Surat itu berisi informasi yang mungkin menarik untuk penerima.
6. Iklan. Informasi disediakan untuk menarik kerja sama.
7. Surat pemberitahuan. Untuk informasi tentang acara-acara publik.
8. Surat konfirmasi. Ini mencatat fakta mendapatkan orang atau dokumen atau bahan lainnya.
9. Surat permintaan. teks berisi banding ke insentif penerima untuk bertindak.
10. Surat pesan. Ini memberikan informasi spesifik pengirim kepentingan bersama kepada pihak-pihak.

Tujuan dari dokumen ini adalah penghubung antara organisasi atau departemen.

Kompilasi somasi

Dalam hal kerja sama kadang-kadang ada situasi ketika salah satu pihak, untuk alasan apapun, tidak memenuhi kewajibannya. Dalam hal ini, mitra pertama mengirimkan surat kepada rekannya. Di dalamnya, ia biasanya menyajikan proposal untuk penghapusan pelanggaran hak-hak hukumnya. Ini adalah surat resmi. Sebuah sampel dari dokumen tersebut, Anda dapat membuat sewenang-wenang. Dalam hal ini, hal-hal berikut harus dipertimbangkan:

1. Gaya penulisan harus menjadi bisnis resmi dengan pemasangan kemitraan.
2. Inti dari klaim tersebut untuk diekspresikan dengan sangat jelas.
3. Selama penyajian informasi yang diperlukan untuk mengoperasikan fakta meyakinkan beton.

Dalam surat pengaduan harus berisi:

• rincian pengirim (nama, alamat pengirim dan nomor telepon);
• informasi lengkap tentang tujuan;
• deskripsi keadaan dimana ada situasi konflik;
• referensi ke norma-norma hukum, yang pada gilirannya pecah counterparty;
• persyaratan khusus untuk menghilangkan pelanggaran, yang menunjukkan waktu pelaksanaannya;
• konsekuensi yang mungkin terjadi jika pihak lawan berangkat dari eksekusi mereka.

Perhatian khusus harus dibayar untuk bagaimana layanan terdiri surat. sampel harus dikembangkan sehingga pelaku tidak menganggap hal itu sebagai ancaman. Harus diingat bahwa ini hanyalah sebuah pengingat menuntut kepatuhan dengan hukum.

aturan desain

Perhatian khusus harus dibayar dengan desain huruf manajemen. Namun, hukum tidak menyediakan untuk itu setiap aturan dan peraturan yang ketat.

Meskipun demikian, hal-hal berikut harus dipertimbangkan wajib dalam penyusunan dokumen tersebut:

1. Setiap surat resmi harus ditulis pada formulir. Hal ini sedang dikembangkan oleh para ahli di muka pada kantor dan disetujui oleh urutan sutradara.

2. Dokumen harus berisi rincian tertentu:

2.1. Informasi tentang penerima dan pengirim.

2.2. nomor referensi dan tanggal surat ini. Hal ini diperlukan untuk pendaftaran.

2.3. Link ke informasi yang sama tentang surat-permintaan, jika dokumen tersebut adalah respon untuk itu.

2.4. Judul.

2.5. Informasi tentang keberadaan aplikasi dengan nama dan nomor mereka.

2.6. Informasi tentang orang yang menandatangani dokumen (posisi dan nama).

3. Dalam surat untuk dibaca hanya satu pertanyaan. Memiliki beberapa mempersulit pilihan artis.

4. Informasi yang harus ditetapkan sangat singkat, tetapi jelas. Sangat diharapkan bahwa teks tidak lebih dari dua halaman.

5. Hak untuk menentukan rincian penerima. Jika kita berbicara tentang organisasi, Anda harus mematuhi urutan sebagai berikut:

5.1. Nama perusahaan (dalam kasus nominatif).

5.2. Struktural Unit (jika perlu).

5.3. Posisi tujuan (di datif tersebut).

5.4. inisial namanya.

5.5. Alamat surat dari perusahaan.

6. Jika beberapa penerima, Anda harus terlebih dahulu menentukan utama, dan kemudian orang lain.

Dengan mempertimbangkan semua faktor ini, desain huruf manajemen, pada prinsipnya, tidak sulit.

Urutan presentasi

Untuk dokumen telah disusun dengan benar, Anda harus memperhitungkan urutan tertentu dari penyajian informasi di dalamnya. Sebagai contoh, kita dapat mempertimbangkan pilihan cara menulis surat resmi respon. Pertama kita perlu ingat bahwa, menurut aturan etiket, perlu untuk menanggapi informasi dalam beberapa hari penerimaan. Jika kita berbicara tentang pesan e-mail, waktu yang optimal tidak lebih dari dua jam. Dalam hal mematuhi aturan tersebut tidak mungkin, lebih baik untuk mengirim pesan ke mitra.

Surat itu sendiri, pada kenyataannya, akan terdiri dari dua bagian:

1. Pendahuluan. Pengirim menetapkan tema, penyebab dan dasar dari tulisannya. Anda dapat mengacu pada peraturan, yang oleh hukum merupakan dasar untuk memberikan jawaban. Selain itu, Anda harus memperhatikan beberapa poin mengenai situasi ini. Mereka akan membantu untuk mengungkapkan esensi dari pertanyaan.
2. Ringkasan. Bagian ini bertujuan menjelaskan dan meyakinkan. Teks harus singkat, jelas dan ringkas, dan berangkat fakta - terbukti dan objektif. Jika perlu, mereka dapat dikonfirmasi oleh tokoh-tokoh nyata.

Setelah teks tersebut biasanya diikuti dengan daftar aplikasi. Berakhir dokumen yang ditandatangani oleh pengirim. Selain itu, perlu untuk mengetahui bagaimana menulis surat resmi, agar tidak menyinggung perasaan penerima. Pertama, referensi untuk itu diinginkan untuk memulai dengan frase "yang terhormat." Kedua, Anda dapat menggunakan frase teks lisan participle seperti "setelah dipertimbangkan proposal Anda," atau "untuk benar-benar menguji komentar Anda." kepatuhan tersebut untuk etiket hanya akan menguntungkan kedua belah pihak.

Prosedur tindakan

Drafting surat resmi adalah tanggung jawab pegawai, sekretaris atau karyawan lain yang ditugaskan tugas ini. Diterima untuk pekerjaan yang mereka harus mematuhi dalam tindakan urutan mereka. Proses dokumen tersebut umumnya melewati langkah-langkah berikut:

1. pemeriksaan yang cermat dari keadaan masalah ini. Anda benar-benar harus mengendalikan situasi untuk menilai solusi yang mungkin.
2. Penyusunan surat rancangan. Hal ini diperlukan untuk memperhitungkan semua persyaratan yang ditetapkan di atas.
3. Harmonisasi teks disiapkan. Kadang-kadang perlu untuk mengedit terang komentar kepala. Dia bisa membuat beberapa klarifikasi atau penjelasan pada subjek.
4. Persetujuan dari supervisor.
5. Finalisasi dan penandatanganan dokumen.
6. surat pendaftaran.
7. Mengirim email ke penerima.

Hanya setelah melalui semua tahapan ini, surat itu mencapai penerima, akan dapat memenuhi misinya.

peraturan wajib

Untuk menempatkan surat resmi, Anda harus ingat bahwa halaman pertama tentu dicetak pada bentuk khusus. Untuk sisanya, Anda dapat menggunakan lembar bersih reguler A4. Berikut harus diingat bahwa sangat bidang teks memiliki batas-batasnya: atas dan bawah 2 cm, kiri - 3,5 cm, kanan - 1 cm. Hal ini tidak perlu untuk memecahkan ukuran standar untuk menyesuaikan informasi pada satu halaman. Lebih baik untuk mengamati semua aturan dan hanya menambahkan halaman tambahan.

Ketik teks juga harus sesuai dengan aturan:

1. Untuk cetak, menggunakan font standar Times New Roman. Pilihan lain yang lebih baik untuk tidak menerapkan.

2. Ukuran Font juga diatur:

• untuk teks utama - 14;
• halaman alignment, dan tanda kinerja - 12.

3. Penempatan detail juga dilakukan sesuai dengan aturan:

• jarak antara baris - 1;
• teks keselarasan dibuat oleh "width";
• transfer ditempatkan secara otomatis;
• jarak dari header ke nomor seri adalah 2 spasi, dan dari ke teks utama - 3.

Sesuai dengan standar ini adalah wajib untuk pelaksanaan yang benar dari huruf yang sesuai dengan tujuan.

detail lokasi

Dalam rangka untuk menyusun surat bisnis standar, Anda perlu tahu persis di mana mereka harus ditempatkan, rincian dan komponen. Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini berisi GOST R 6,30-2003. Ini menjelaskan secara rinci bentuk surat-surat resmi. Bahkan, itu adalah contoh di mana totalitas semua rincian dokumen terletak dengan cara tertentu. Hal ini diperlukan untuk:

1. Untuk menyatukan proses kantor pendaftaran diri (bisnis) huruf.
2. Dapat memajukan terpusat mempersiapkan bentuk standar, mengurangi kebutuhan untuk melakukan pekerjaan secara manual.
3. Memfasilitasi dan mengurangi waktu pencarian informasi visual.
4. Memperluas kemampuan pemrosesan surat dengan bantuan komputer dan peralatan lainnya.

Jadi, untuk surat bisnis konvensional menggunakan 30 rincian standar, yang berlokasi di daerah wajib sebelas:

• logo dan lambang;
• penulis;
• data awal;
• tajuk;
• persetujuan;
• penerima;
• resolusi;
• teks;
• tanda tangan dan aplikasi;
• koordinasi dan jaminan;
• mark.

Menempatkan informasi di sektor-sektor tertentu memungkinkan para profesional untuk lebih menavigasi dokumen, dan pengguna biasa memfasilitasi proses persiapan.

persyaratan dasar

Beberapa pemimpin keliru percaya bahwa korespondensi bisnis dapat dilakukan secara sewenang-wenang tanpa mengikuti aturan dan peraturan. Namun para ahli yang bertanggung jawab untuk itu, harus mengetahui persyaratan dasar untuk surat resmi:

1. Kehadiran khusus bentuk (corporate).
2. penggunaan yang tepat dan rincian penempatan.
3. teks harus dibaca dan baik diedit. Untuk menjelaskan esensi dari pertanyaannya adalah lebih baik untuk memberikan preferensi untuk proposal umum sederhana. Hal ini diperlukan untuk berbicara sebentar untuk setiap kata membawa maksimum informasi.
4. Tergantung pada jenis, dokumen harus dikeluarkan sesuai. Surat itu juga berisi beberapa aspek. Dalam hal ini, eksposisi perlu mencoba untuk menggabungkan mereka.
5. penggunaan yang tepat dari standar yang ditetapkan untuk mengetik.
6. Cobalah untuk mendapatkan dengan isi surat itu bukan ekspresi kategoris. penerima dapat menafsirkan frase sebagai ancaman. Ketika merancang proposal yang lebih baik menggunakan kata-kata pengantar seperti "tampaknya", "seperti yang Anda tahu", "mungkin" dan "bagaimana".

Persyaratan ini dalam praktek membantu menjaga manajemen dokumen perusahaan.