Contoh laporan kemajuan. Cara membuat laporan

Tidak ada pemimpin yang setidaknya sekali dalam setahun tidak memerlukan laporan bawahannya yang dilakukan. Dan masalahnya adalah bahwa pekerjaan rutin mengembangkan dokumen tampaknya menjadi tugas yang cukup menakutkan. Dan meminta contoh laporan kemajuan dari pihak berwenang untuk beberapa alasan kita ragu-ragu. Dan tiba-tiba memutuskan bahwa kami tidak sesuai pos?

Siapa yang membutuhkannya

Pertanyaan ini diberikan oleh Eksekutif, yang telah diinstruksikan untuk melaporkan. Paling sering, karyawan perusahaan merasa hampir tersinggung dengan tuntutan tersebut. Tetapi dalam semua, itu masuk akal.

Pertama, laporan kemajuan kepada Executive diperlukan. Sikap tidak formal, dan tertarik dalam proses ini akan membantu Anda menemukan kemacetan dan kelemahan dalam keterampilan mereka. Jadi, mengidentifikasi cara di mana Anda dapat (dan harus) berkembang. Kita semua belajar dari kesalahan kita.

Kedua, ini perlu pemimpin. Laporan Kemajuan memungkinkan Anda untuk obyektif menilai kualitas dan kecepatan tugas. Berkat dokumen ini tidak akan lagi menjadi banyak pertanyaan - "mengapa saya harus mengubah komputer Anda ke lebih modern" dari yang paling primitif "Apa yang kamu lakukan sepanjang waktu" untuk kompleks Sejak laporan tersebut akan menunjukkan bahwa untuk menyimpan perubahan pada dokumen itu menghabiskan banyak waktu. Dan pelaku tidak tergantung - peralatan kantor usang tidak dapat bekerja lebih cepat. Sebenarnya, oleh karena itu, memberikan kesan bahwa karyawan sepanjang waktu minum teh - dia hanya menunggu untuk melakukan operasi.

Dan pertanyaan: "? Mengapa saya harus menulis laporan tentang pekerjaan yang dilakukan dalam satu bulan terakhir" Apakah itu sendiri tidak benar. Karena akumulasi data statistik dan mengisi database masuk akal untuk strategi dan bukan untuk staf operasional. Entah bagaimana mereka hanya lebih mudah untuk memecahkan masalah daripada berbicara tentang metode solusinya.

Apa untuk menulis

Contoh laporan kemajuan menunjukkan bahwa kebutuhan untuk menulis dengan sangat rinci. Semua yang tampaknya sepele atau gerakan kecil, mungkin menjadi elemen kunci dalam kinerja fungsi tertentu. Tapi pemahaman ini datang hanya setelah belajar dari beberapa laporan tertulis.

Jika pekerjaan bersifat rutin, seperti verifikasi dokumen dan identifikasi inkonsistensi, masuk akal untuk mengembangkan bentuk tabular. Dalam hal ini, sekali lagi, tabel pertama harus sangat rinci dan mengandung satu set grafik; akhirnya menghilangkan kebutuhan untuk beberapa kolom, dan bentuk laporan akan mengambil normal (baca - wajar) pandangan.

Dalam beberapa kasus, membuat laporan kemajuan (guru, misalnya) tidak dapat menjadi pendekatan formal untuk masalah pemeriksaan diri. Setelah semua, di samping metode pengajaran yang dijadwalkan dan beban studi material yang dibutuhkan, sekolah bergerak dan kegiatan pendidikan. Hal ini memerlukan pendekatan khusus untuk kompilasi dokumen: perlu untuk memahami alasan-alasan untuk lag beberapa siswa untuk menemukan cara anak-anak tertarik pada subjek mereka. Dan kita tidak boleh lupa tentang berprestasi (dan bahkan berbakat) murid.

pelaporan Tujuan

Untuk persiapan yang tepat dan waktu minimal yang diperlukan dari awal untuk memutuskan untuk tujuan apa dan untuk apa yang tertulis laporan kemajuan untuk tahun ini. Apa yang paling populer:

- pembenaran untuk manfaat nyata dari posisi tertentu dalam organisasi;

- konfirmasi kualifikasi karyawan;

- demonstrasi kinerja manajemen;

- pendanaan untuk periode pelaporan berikutnya;

- persetujuan untuk arah pembangunan (ide);

-. Pembenaran sumber pengeluaran yang dialokasikan dan keuangan, dan sebagainya N.

formulasi yang dikenal - rumusan yang benar dari masalah memberikan solusi 50% - juga bekerja dalam kasus ini. Semakin baik kita memahami mengapa kita membutuhkan laporan, semakin mudah untuk menulis itu. Sampai dengan fakta bahwa dokumen itu "untuk menunjukkan" tidak mengharuskan kita untuk kreativitas. Dan memakan waktu.

struktur dokumen

Jika perusahaan Anda tidak memiliki maju bentuk akuntabilitas, ia harus mengembangkan sendiri. Mengetahui tujuan dokumen, perlu untuk mempertimbangkan strukturnya. Contoh laporan kemajuan menunjukkan bahwa kebutuhan untuk sirkuit yang jelas dan sederhana.

Pada awalnya, harus menjelaskan tujuan menyajikan informasi dan logika. Memperjelas urutan presentasi dan membuat daftar isi. Sebuah meja perlu untuk memberikan penjelasan singkat, mengapa Anda memilih formulir ini.

bagian dalam dan subbagian juga harus mematuhi kesatuan presentasi. Jadi dokumen akan lebih baik dipahami, sebagai hasilnya itu lebih mudah dipahami. Laporan untuk periode waktu adalah ilustrasi cukup tepat dalam bentuk grafik dan grafik yang memfasilitasi persepsi. Tapi di sini kita harus mengikuti aturan "berarti emas": teks yang solid, serta materi visual eksklusif sangat cepat ban.

ilmu gaya bahasa

Untuk rata-rata karyawan, mungkin tulisan paling sulit adalah terminologi dan kata-kata. Laporan menyedihkan akan terlihat tidak alami dan akan menyebabkan reaksi negatif dari manajemen. Bahasa terlalu sederhana (otkserit 25 dokumen, misalnya) juga mengusir pembaca.

Tetapi harus menghindari pola. Satu-satunya pengecualian adalah dokumen yang tidak ada yang pernah membaca. Dengan tujuan ini, kadang-kadang kita jumpai, tapi dalam artikel ini kita tertarik secara real (bukan pro forma dibuat) melaporkan.

Dalam kasus apapun, kita tidak harus berbicara hanya tentang prestasi. Untuk menekankan kebutuhan mereka untuk memberitahu Anda tentang kesulitan yang dihadapi selama bekerja. Antara lain, kompleksitas analisis - itu adalah makanan untuk berpikir tentang optimalisasi tenaga kerja untuk staf senior. Contoh laporan kemajuan mengatakan bahwa Anda tidak harus menggunakan frase ramping seperti "negara tidak memuaskan", "mengalami kesulitan", dll Hal ini lebih baik untuk memanggil sekop sekop: .. "rusak mesin fotokopi," "kurangnya akses ke Internet", "kurang atau keterlambatan dalam menerima informasi dari dual card". Semua ini memungkinkan kita untuk secara memadai dan obyektif menilai situasi saat ini di perusahaan.

Evaluasi hasil

Setiap hasil harus dikonfirmasi angka. Spesifikasi ini memberikan pemahaman tentang dinamika pembangunan.

Anda juga perlu bertanya dan kriteria untuk evaluasi. Akan ini sebelumnya periode pelaporan (jika laporan untuk kuartal tersebut, misalnya) atau, sebaliknya, persentase memenuhi tujuan tersebut memutuskan penulis dokumen.

Secara umum, proxy dapat memberitahu banyak tentang proses tugas. Untuk analisis lebih lanjut, ada juga banyak informasi. Dari definisi upaya untuk memahami penetapan tujuan yang benar.

Dari masalah untuk solusi

Sebagian besar laporan disusun atas dasar deskripsi kemajuan. Winning terlihat sebuah dokumen yang jelas terlihat solusi masalah hubungan. pembaca akan segera memahami apa metode dan peralatan (jika diperlukan) pemain dibutuhkan untuk kinerja tepat waktu dan kualitas tugas.

Lebih detail disusun oleh masalah khusus rantai' yang - penyebabnya - menetapkan tujuan - keputusan "langsung mengingatkan kebutuhan untuk menyampaikan laporan harian dalam bentuk tabel. Dan jumlah dan nama-nama yang sudah dikenal. Disajikan dengan cara ini informasi yang mudah dibaca dan menganalisis.

Penyajian indikator kuantitatif

Dalam kasus ketika laporan sebagian besar terdiri dari data digital, bentuk tabel hanya mungkin sangat sulit dimengerti. Sebuah aliran berkelanjutan dari nomor harfiah membosankan pembaca dalam beberapa menit. Hal lain - grafik warna-warni dan grafik. Mereka yang jelas, jelas, legkochitaemy.

Setiap grafik ini diperlukan untuk memberikan komentar. Selain itu, Anda harus menentukan bagaimana saling berbagai jadwal; penjelasan tentang hubungan sebab-akibat akan lebih memudahkan analisis laporan.

Jika selama operasi dihabiskan sumber daya material, tidak hanya daftar mereka semua. Sebaliknya, Anda harus menentukan manfaat yang diperoleh. Keringkan frase "telah dibeli perlengkapan kantor" akan terdengar sama sekali berbeda, jika Anda menulis: "Dibuat 2 pekerjaan, sehingga meningkatkan departemen produksi"

Cara membuat kertas

Terlepas dari kenyataan bahwa tidak ada bentuk tunggal persiapan, laporan kemajuan dapat dibuat sesuai dengan standar negara, mendefinisikan kriteria dasar untuk karya ilmiah. Ini persyaratan yang ditentukan untuk jenis format dan ukuran font , dan sebagainya. N.

Adapun pembacaan dokumen, maka di sini adalah beberapa tips:

- Cobalah untuk menjaga dalam ayat yang sama itu tidak lebih dari 5 proposal;

- indikator kinerja utama dapat diisolasi atau warna font;

- Break teks sehingga meja atau grafik tidak menempati seluruh halaman; pastikan untuk meninggalkan ruang untuk komentar kepada mereka;

- membuat ringkasan yang jelas dan ringkas laporan.

Tips ini akan membantu meringankan persepsi laporan Anda, yang berarti bahwa pembaca awalnya ditetapkan pada loyalitas kepada penulis dokumen. Bayangkan bahwa Anda - bos. Dan membuat laporan tersebut, yang akan Anda berguna dan menarik untuk dibaca.