Dokumen Klasifikasi: kriteria dasar

Sehingga mudah untuk memahami sejumlah besar dokumen, dikembangkan aturan khusus untuk penyusunan dan penyajian mereka, klasifikasi yang berbeda, serta bentuk dan metode kerja dengan mereka yang sesuai.

Perlu dicatat bahwa klasifikasi dokumen sangat penting karena membantu untuk menyoroti karakteristik khusus mereka dan memungkinkan untuk menggunakannya paling efektif. Ini adalah salah satu yang tertua dan sampai akhir isu yang beredar, pengembangan yang dimulai hanya pada akhir tahun 1960-an. Sebagian besar dokumentasi pendekatan didistribusikan ke dalam kelompok terpisah yang sebelumnya diterapkan hanya untuk fitur khusus dalam kaitannya dengan lingkup atau ilmu yang terpisah. Hanya baru-baru klasifikasi multidimensi dokumen telah didirikan, yang didasarkan pada informasi dan material komponen.

Semua dokumen dapat dibagi sesuai dengan kriteria sebagai berikut:

1. keadaan operasi mereka dalam ruang dan waktu. Memperhitungkan keteraturan publikasi (periodik dan non-periodik), waktu terjadinya (asli, asli, copy, duplikat), tempat pembuatan (regional, nasional maupun asing);

2. komponen Informasi.

• memperhatikan isi dan tingkat agregasi informasi (dokumentasi primer dan sekunder);

• klasifikasi dokumen meliputi dimensi informasi rekaman pada ukuran (format), dan jumlah halaman (total);

• divisi atas bagaimana informasi dirasakan (dokumen dapat dibaca oleh manusia atau membutuhkan peralatan teknis khusus);

• klasifikasi ini dokumen juga termasuk karakter ikonik sarana yang merekam informasi (teks dan bentuk non-teks);

• perekaman data metode sesuai untuk membedakan tulisan tangan, dicetak, mekanik, magnetik, fotografi, optik, laser, dan dokumen elektronik.

3. Komponen Bahan yang meliputi kriteria tertentu (seperti bahan pembawa informasi, serta bentuk dan desain).

Perlu dicatat bahwa distribusi dokumentasi untuk kelompok individu dalam isi dan bentuk memungkinkan lebih efisien untuk mengatur pekerjaan dengan dia.

Perlu disebutkan bahwa ada juga klasifikasi yang sesuai dokumen akuntansi sampai saat ini, yang memperhitungkan konten mereka, tempat dan prosedur menyusun, aplikasi, dan metode penggunaan.

klasifikasi ini dokumen akuntansi meliputi pembagian berikut ke jenis:

• tergantung pada aplikasi - administrasi dan eksekutif, akuntansi registrasi atau gabungan;

• rangka persiapan - primer dan ringkasan;

• dokumen internal dan eksternal;

• dengan menggunakan - pakai dan penyimpanan;

• tergantung pada konten - moneter, bahan dan desain.

Harus dikatakan bahwa klasifikasi ini mencakup sejumlah kriteria dan sangat luas, sehingga setiap dokumen berkaitan dengan kelompok yang berbeda pada saat yang sama, tetapi dapat ditandai dengan fitur khusus dan hanya digunakan dalam bidang yang relevan.