Kontrak penyimpanan dalam organisasi: kerangka peraturan, waktu

kontrak penyimpanan terkait dengan masalah-masalah tertentu. Secara khusus, dalam beberapa kasus sangat sulit untuk menentukan jenis dikaitkan dengan instrumen tertentu yang, bagaimana menyimpannya, dalam kondisi apa, bagaimana untuk menghancurkan dan sebagainya. Semua faktor ini diatur oleh hukum, tetapi karena fakta bahwa satu dan kontrak yang sama dalam situasi yang berbeda mungkin memerlukan periode penyimpanan yang berbeda, sering memiliki segala macam masalah, ambiguitas, dan sebagainya. Memahami semua ini diperlukan, meskipun bisa rumit. Perlu dipahami bahwa dalam kasus kebutuhan non-legislatif di daerah seperti kontrak penyimpanan arsip, catatan manajemen mungkin tidak hanya tidak efektif, tetapi juga berbahaya dalam hal hukuman yang mungkin atau hukuman.

Mengapa terus?

Kontrak akan setiap saat tersedia tidak hanya pada saat tindakan mereka, tetapi juga sesudahnya. Anda mungkin perlu beberapa informasi, yang tercermin dalam dokumen tersebut, beberapa data yang akan menuntut manajemen, dan sebagainya. Banyak perselisihan, yang biasanya terdiri dalam kenyataan bahwa satu atau sisi lain dari itikad buruk cocok untuk memenuhi kewajibannya dapat diatasi dengan menggunakan perjanjian itu sebagai luar pengadilan dan secara resmi di pengadilan. Anda juga harus mempertimbangkan kemungkinan melaksanakan audit periode tertentu, yang akan dilaksanakan oleh badan pengawas negara. Mereka juga dapat meminta dokumentasi untuk jangka waktu tertentu, dan jika kontrak penyimpanan dalam organisasi, istilah kehancuran mereka, dan fungsi serupa lainnya yang dilakukan secara tidak benar, dapat dikenakan denda yang sangat parah. Tentu, hal pertama yang akan menyalahkan kepemimpinan, tapi setelah situasi stabil, kepala tentu ingat siapa yang harus disalahkan, ia memiliki masalah keluar dari biru. Itulah kontrak dan dokumen lainnya harus disimpan waktu ketat yang ditetapkan. Banyak perusahaan umumnya memilih untuk secara teratur memperluas arsip, dan tidak ada sama sekali untuk menghancurkan untuk menghindari kemungkinan masalah, daripada membuat kesalahan dan kemudian menyapu konsekuensi.

perundang-undangan

kontrak penyimpanan di organisasi Hukum menggambarkan cukup jelas, jika Anda tidak memperhitungkan fakta bahwa itu tidak selalu mungkin untuk benar memperkirakan dokumen ini atau itu. Secara umum, kontrak langsung ke hukum terpisah tidak, mereka ditentukan dalam daftar umum dokumen standar arsip (atau pengelolaan dokumen arsip), yang terbentuk dalam proses fungsi organisasi, instansi pemerintah, pemerintah daerah dan sebagainya. Kedua pilihan daftar baik dengan manajemen dan dengan dokumen biasa, disetujui oleh Menteri Kebudayaan dan Komunikasi Massa dari Federasi Rusia. Jenis yang berkaitan dengan dokumen administrasi, memiliki jumlah 558 dari 2010/08/25 tahun, dan tipe kedua - № 1182 dari tahun 2007/07/31. Mempelajari dokumen-dokumen ini sangat dianjurkan, tapi yang terbaik adalah untuk mengisolasi proses pembelajaran bagi diri mereka sendiri persis kertas-kertas, yang digunakan dalam lembaga tertentu dan berhubungan dengan area spesifik tanggung jawab. Daftar dari terlalu banyak informasi untuk mengingat itu semua, tapi jika Anda menentukan apa dokumentasi untuk apa yang berlaku dan berapa banyak disimpan, kemungkinan, kontrak penyimpanan akan jauh lebih sederhana dan lebih mudah. Dalam banyak kasus, semua kertas yang digunakan tertutup oleh 3-4 poin, untuk mempelajari secara detail yang tidak begitu sulit.

berbagai jenis

Menggunakan dua sistem utama perjanjian pemisahan untuk konservasi mereka. Jadi, sistem paling umum adalah untuk mengikat ke kehidupan rak. Mengalokasikan jangka pendek, jangka panjang dan penyimpanan permanen. Opsi pertama melibatkan kontrak untuk jangka waktu hingga 10 tahun. Yang kedua - lebih dari 10 tahun. Permanen yang paling sering digunakan hanya ketika menghancurkan dokumen tidak bisa sama sekali. Sistem ini sangat tidak nyaman. kontrak penyimpanan dalam arsip, yang istilah yang didefinisikan dengan cara ini, sering menyebabkan kebingungan dan kesalahan daripada benar-benar membantu untuk menempatkan proses pencatatan. Karena sistem umum adalah untuk mengikat jenis kontrak. Kebanyakan perusahaan mereka datang dalam tiga varietas utama: profil, rumah tangga dan tenaga kerja. Pertama dan kedua untuk sebagian besar serupa, dan mereka biasanya hanya disimpan selama lima tahun. Hal ini dimengerti bahwa di bawah profil mengacu pada semua kontrak dan semua dokumen yang berkaitan langsung dengan bidang utama aktivitas organisasi. Ketiga, jenis kontrak kerja, dalam banyak kasus, juga disimpan hanya 5 tahun, tetapi dalam situasi tertentu, periode ini dapat meningkat secara signifikan. Misalnya, jika tidak ada account, maka kontrak tersebut harus disimpan sebanyak 75 tahun, yang sangat tidak nyaman. Bahkan, jika Anda tidak terlalu masuk ke masalah, itu bisa sewenang-wenang membatasi umur simpan dari 5 tahun dan melupakan masalah. Tapi dalam situasi seperti ini cenderung kehilangan beberapa faktor yang dapat meningkatkan periode di mana kontrak penyimpanan format yang sama harus wajib, dan saat itulah Anda dapat memastikan denda atau lainnya masalah, yang mencoba untuk menghindari orang waras.

Transfer ke arsip

Prosedur untuk transfer dari kontrak deposito dalam arsip, persyaratan yang telah kedaluwarsa, mungkin berbeda tergantung pada perusahaan. Dalam beberapa kasus, karyawan hanya mengikat dokumen satu sama lain dan ditempatkan di sudut gelap, yang dianggap sebagai arsip. Tapi dari perusahaan lain seluruh proses dapat dengan jelas dijelaskan dalam dokumentasi standar, akan menyajikan individu yang bertanggung jawab untuk file, atau bahkan aturan nomenklatur khusus untuk pengajuan, log dan sebagainya. Kedua pilihan bisa nyaman, tergantung pada banyak faktor. Sebagai contoh, pilihan pertama adalah perusahaan kecil yang cocok dengan omset sederhana. Akan ada tidak begitu banyak dokumen, bahwa Anda selalu dapat dengan mudah menemukan semua di sudut gelap yang sama. Tapi yang kedua, mengatakan situasi serius cocok untuk perusahaan, yang mencakup sejumlah besar karyawan, dan hanya entah bagaimana harus tidak tenggelam dalam dokumen. Aturan umum, yang merupakan kontrak penyimpanan yang berbeda dalam organisasi bentuk kepemilikan, adalah waktu transmisi untuk arsip. Sebagai aturan, staf diminta untuk mengirimkan dokumen sampai jangka waktu tertentu, terlepas dari ketika mereka benar-benar kehabisan langkah waktu. Dan biasanya, seperti pengarsipan terjadi pada awal tahun. Artinya, bahkan jika kontrak berakhir pada bulan Februari, masih harus menunggu sampai tahun depan untuk memasukkannya ke dalam penyimpanan.

pengrusakan

Seperti disebutkan di atas, hanya karena Anda tidak dapat menghancurkan perjanjian. Pertama, Anda perlu memastikan bahwa benar-benar adalah waktu yang tepat. Hanya maka kita dapat menghancurkan dokumen ini. Tapi tindakan ini sering bisa berbahaya akibatnya, yang mengapa sebagian besar karyawan lebih memilih untuk membuat mereka semata-mata dengan pimpinan sanksi. Ini terlihat seperti ini: karyawan mengumpulkan sampel dari semua dokumentasi yang sudah keluar periode atau akan segera berakhir. kontrak penyimpanan di pabrik, diinginkan harus dibangun sehingga prosedur pengambilan sampel ini tidak butuh waktu lama. Kemudian, berdasarkan daftar yang diperoleh, laporan manajemen dibuat, dokumen tersebut ditandatangani, diajukan, dan hanya kemudian, ketika semua ini dilakukan, dimulai proses penghancuran kontrak langsung dan surat berharga lain yang sejenis. kontrak penyimpanan dalam arsip secara teratur - bukan solusi terbaik, terutama karena beberapa perusahaan bahkan berhasil membuatnya sedikit, memberi mereka untuk daur ulang dan sebagainya.

perekaman CONTOH dan sistem penyimpanan

Untuk lebih memahami semua fitur dan poin utama kegiatan dapat menghasilkan contoh alur kerja penyimpanan dokumentasi organisasi yang relatif sederhana. Jadi, ada anggota staf, biasanya seseorang dari staf akuntansi, yang bertanggung jawab untuk penyimpanan kontrak dengan kontraktor, atau surat berharga lain yang sejenis. Memiliki folder terpisah di mana mereka tinggal sampai tindakan. Begitu kontrak ditutup, itu digeser ke folder lain. Ini akan menjadi mudah untuk memiliki daftar khusus dalam bentuk elektronik, di mana dokumen-dokumen ini terdaftar dalam urutan, menunjukkan periode penyimpanan. Tapi pertama, periode ini harus didefinisikan. Cara terbaik adalah untuk menjalankan folder untuk semua departemen, yang dalam satu atau lain cara berhubungan dengan kontrak, dalam rangka untuk lebih memahami esensi mereka. Dengan pengalaman kebutuhan untuk tindakan tersebut akan hilang. Lalu, kapan tepatnya jelas apa yang diwakilinya masing-masing dokumen dicap penyimpanan jangka beton. Dalam beberapa kasus akan mudah untuk menentukan kontrak dan tanggal penutupan, priplyusovyvaya nya 5 tahun (atau lebih) untuk menentukan kapan tepatnya kertas dapat dihancurkan. Pada kenyataannya, bahkan pada awal organisasi prosedur masalah adalah tidak sangat sulit, tapi setelah penggunaan jangka panjang masih akan lebih dan lebih disederhanakan. Ketika kontrak penyimpanan dalam organisasi, yang merupakan kehancuran kehidupan sudah disetujui, akan dibakukan, seluruh proses akan masuk menit. Dan kemudian datang tahun ketika Anda dapat menghancurkan dokumen-dokumen tertentu. Mereka dihapus dari folder, double-diperiksa untuk kemungkinan kesalahan dan, bersama-sama dengan daftar makalah ini, diserahkan kepada pengawas. Dia, pada gilirannya, harus sekali lagi memeriksa apakah semua seperti yang ditentukan dalam daftar, karena akan tetap kepala bersalah dalam kasus masalah. Jika semuanya sudah benar, kepala menandatangani izin untuk menghancurkan dan di sanalah semua orang datang sebagai kecerdasan mereka sendiri. Seseorang hanya air mata dan melempar. Lainnya menggunakan mesin penghancur. Lainnya duduk di tempat sampah, membakar dan sebagainya.

Ketika periode retensi dimulai

Ini adalah pertanyaan yang sangat penting, karena menimbulkan banyak kesalahan dengan itu. kontrak penyimpanan di perusahaan dari Belarus atau Federasi Rusia dalam hal ini, persis sama, dan dimulai pada saat ketika tahun baru dimulai, di mana dokumen tertentu tidak berlaku lagi. Sebagai contoh, ada kontrak, yang berakhir pada 15 Juli 2010. Hal ini diperlukan untuk mempertahankan selama 5 tahun, tetapi tidak dapat menghancurkan 15 Juli 2015, dan pada awal 2016. Artinya, laporan melanjutkan 2011/01/01, dan bukan dari bulan ketujuh dari tahun sebelumnya. Biasanya, dalam rangka untuk meminimalkan kemungkinan kesalahan, ditambahkan ke jangka 1 tahun yang ditetapkan sebelumnya. Dan hanya setelah itu telah berlalu, proses penghancuran dimulai.

Fitur penyimpanan

Secara umum, ada rekomendasi khusus tentang bagaimana seharusnya terlihat dan bekerja arsip. Idealnya, penyimpanan kontrak kewajiban, pembayaran kepada kontraktor, perjanjian kerja dan dokumentasi seperti serupa harus berada di tempat berventilasi dan kering. Selain itu, makalah ini ditempatkan di rak-rak (terbuka atau tertutup). Jika mereka termasuk dalam bentuk pelaporan yang ketat atau dokumen bertanda "rahasia dagang", itu harus brankas khusus hadir. Pada prinsipnya, tidak ada yang tidak memeriksa titik ini, karena ini adalah rekomendasi untuk mengamati bahwa perusahaan yang paling menguntungkan. Intinya adalah sangat sederhana: jika Anda tidak menghukum untuk sistem penyimpanan itu sendiri, itu karena kurangnya efek, yang dibutuhkan untuk sering dihukum. Dan jika ada banjir, atau dokumen akan hancur dengan cara lain yang serupa, menyalahkan ini hanya perusahaan tertentu.

Tanggung jawab dan artis

tanggung jawab utama dan utama dari semua yang masuk ke dalam kontrak penyimpanan akan menjadi kepala organisasi. Dialah yang di hadapan masalah akan bertanggung jawab kepada negara dan menderita dari semua masalah yang mungkin. Selanjutnya, berikut setelah dia, biasanya akuntan kepala, pengacara dan karyawan yang bertanggung jawab untuk pelestarian dokumen. Tapi biasanya, semua orang tersebut harus dihukum sudah kepala ke tingkat kesalahan yang dilakukan oleh mereka. Bahkan, sebagian besar organisasi yang relatif kecil untuk sistem kontrak pemantauan terletak pada departemen akuntansi. Dan di kepala departemen ini akuntan atau menunjuk mereka sendiri, atau sebagai suara umum, orang tertentu yang bertanggung jawab. Dalam beberapa kasus, orang tersebut menerima peningkatan kecil dalam upah, yang harus mengkompensasi volume tambahan pekerjaan, tetapi lebih sering, titik terakhir mengabaikan, menekankan kurangnya dana atau faktor lain yang serupa. Dalam kasus yang lebih jarang, bertanggung jawab untuk penyimpanan dokumen secara umum, dan dalam kontrak tertentu, bertindak pengacara. Tapi itu sangat tidak nyaman, karena orang ini hanya dapat bertanggung jawab untuk kontrak, dan sisanya dari kertas yang ia gunakan untuk mengetahui hanya dangkal. Lebih nyaman ketika ada satu orang yang terlibat dalam masalah ini. Ini akan menjadi yang paling akurat dan tidak melakukan bug jahat kecil seperti ini dapat membuat karyawan lainnya.

hasil

kontrak penyimpanan dalam organisasi dilakukan atas dasar kepatuhan penuh dengan semua ketentuan hukum. Ini merupakan prasyarat, yang dapat mengambil semua masalah perusahaan. Dalam hal ini, nuansa kecil, peraturan internal, pendaftar dan dokumentasi terkait mungkin berbeda dari perusahaan ke perusahaan. Orang yang bertanggung jawab utama dianggap bos, tapi dia bisa mempercayakan saat ini orang lain. Hal ini akan memudahkan pekerjaan manajemen, tetapi tidak menghapusnya dari kedalaman tanggung jawab untuk kemungkinan kesalahan. Itu adalah karyawan yang dipercaya untuk bekerja dengan dokumen arsip, harus sebagai bertanggung jawab dan mengerti dengan jelas tugas mereka dengan imbalan uang nyata, bukan syukur verbal, seperti yang biasanya terjadi dengan meningkatnya beban tanpa kompensasi dengan dana tambahan untuk membayar.