Alur kerja di perusahaan. Program Manajemen Dokumen dan pencatatan

otomatisasi alur kerja adalah ukuran terpaksa oleh hampir semua bisnis modern. Bahkan perusahaan-perusahaan kecil yang bekerja dengan massa berbagai dokumen, termasuk surat-surat, anggaran, faktur, kontrak dan segala macam persyaratan. Hal ini untuk alasan ini bahwa hampir setiap organisasi modern mencoba untuk menggunakan ukuran ini sebagai alur kerja, yang disediakan dengan mengorbankan kelengkapan dan pelestarian data, kemudahan menemukan dan menyimpan berbagai informasi, dan membatasi optimalisasi waktu yang dibutuhkan untuk persetujuan.

Mengapa melakukannya?

Hampir setiap karyawan perusahaan menghabiskan banyak waktu mencoba untuk menemukan informasi yang tepat, dan statistik fasih mengatakan bahwa dibutuhkan sekitar setengah dari waktu kerja. Karena juga terjadi bahwa Anda harus menciptakan lagi bukan re-menggunakan dokumen yang ada "suatu tempat". Ini adalah standar adalah situasi di mana teks asli dari perjanjian adalah seorang pengacara di komputer, dan jurnal entri pada surat berharga yang menyertai pelaksanaan kontrak dieksekusi dalam sistem akuntansi, tagihan dan tindakan yang terkandung di departemen keuangan dalam bentuk kertas, dan korespondensi mengenai pelaksanaan perjanjian kerja pada karyawan kotak surat elektronik. Ini "dispersi" informasi sangat berbahaya bagi keamanan, integritas dan konsistensi, itu adalah dalam situasi seperti ada otomatisasi alur kerja yang sebenarnya.

Melalui pengenalan sistem informasi khusus memecahkan sebagian dominan masalah. Misalnya, beberapa sistem penganggaran menyediakan kemampuan untuk menciptakan sistem anggaran saling berhubungan, diikuti oleh pembentukan dan penyimpanan versi yang berbeda dari dokumen tersebut, serta indikasi status mereka. Dengan demikian masalah diselesaikan sebagian dokumen anggaran dengan menggunakan sistem tersebut.

Tapi jangan lupa bahwa kerangka saat ini anggaran, serta akuntansi dan ERP-sistem dalam mayoritas kasus bekerja dengan informasi yang terstruktur, yaitu jenis data yang dapat dibuat dan disimpan dalam bentuk tabel. Menurut sebagian besar ahli, jumlah total data informasi bisnis terstruktur modern yang setiap hanya menyediakan 20%, sedangkan sisanya termasuk e-mail, dokumen teks, berbagai laporan dari negosiasi dan pertemuan, gambar, dll Cukup sering, tanpa melakukan studi informasi terstruktur hanya tidak mungkin untuk membuat kontektsta penilaian normal, yang sudah hadir terstruktur. Penyimpanan, pengumpulan dan pengolahan selanjutnya dari data tersebut diberikan oleh penggunaan langkah-langkah seperti alur kerja, dan manajemen konten perusahaan sistem informasi.

Apa itu?

Dengan bantuan dari sistem manajemen dokumen elektronik menyediakan organisasi dari setiap interaksi antara karyawan dari sebuah organisasi atas dasar dokumen yang disampaikan. Sekali lagi 1C dokumen menyediakan untuk pembuatan dokumen, kemungkinan pindah mereka pada organisasi dan mempertahankan kontrol atas pelaksanaan dokumen dan proses dijelaskan dengan menggunakan mereka. Dengan demikian, dokumen elektronik menyediakan perusahaan sejumlah besar keuntungan, menerjemahkan karyanya sebenarnya tingkat yang baru.

Setiap dokumen tunggal dalam sistem elektronik ini ditandai dengan seluruh rangkaian detail yang menjadi ciri itu unik (sering disebut sebagai set seperti kartu). Kartu ini mungkin berisi berbagai informasi, termasuk jenis dokumen, tanggal pembentukan dan perubahan, penulis, serta ruang penyimpanan dan banyak lagi. Dalam sistem manajemen dokumen masa depan akan menyediakan penyimpanan dan pengambilan dokumentasi yang diperlukan sesuai dengan rincian yang telah ditetapkan dalam kartu.

peluang

manajemen dokumen elektronik menyediakan organisasi dengan tidak hanya banyak keuntungan, tetapi juga membuka banyak kemungkinan baru, yang juga penting.

kontrol terpusat

Terlepas dari seberapa besar ini atau itu sistem manajemen dokumen perusahaan memungkinkan untuk perubahan yang cepat dalam bentuk dokumen yang beredar di atasnya. Sebagai contoh, untuk mengubah formulir aplikasi untuk setiap biaya dari berbagai pusat tanggung jawab hanya untuk membuat penyesuaian tertentu untuk template cukup klaim bahwa, yang sudah tersimpan dalam sistem. Setelah itu, karyawan yang mengisi aplikasi tersebut tidak akan dapat menggunakan bentuk-bentuk usang dokumentasi, karena aplikasi tersebut diisi dan dikirim melalui sistem.

Dokumentasi pendukung siklus hidup

Setiap dokumen yang akan menyerah dan diproses di perusahaan manapun, tentu berjalan melalui beberapa tahap ditetapkan. Sebagai contoh, ketika datang ke anggaran perusahaan, pertama-tama perlu untuk membuat, dan kemudian menyetujui dan melaksanakan pada waktu tertentu. Setelah itu, berbagai kinerja aktual dan direncanakan dari subjek anggaran untuk analisis menyeluruh dan dikirim ke arsip. Dalam 1C dokumen memberikan kontrol yang ketat selama siklus hidup dokumen, dengan mempertimbangkan persyaratan dasar dari lingkungan perusahaan, serta berbagai aturan hukum dan standar industri dari bisnis perusahaan.

kerja sama

sistem manajemen dokumen elektronik menyediakan lebih dari sekedar sebuah organisasi kerja kolektif pada dokumen, dan yang hadir akan menjadi ahli yang berada di kantor yang berbeda atau bahkan di kota-kota yang berbeda.

Sistem ini menyimpan sejumlah cukup besar dari versi dokumen yang sama, selain untuk mengarahkan dan perubahan, mereka dapat keterangan data, yaitu, menambahkan kepada mereka beberapa komentar dan catatan, tanpa mempengaruhi informasi dasar, yang ia harus menyampaikan.

kerahasiaan

Fitur yang cukup penting dari sistem tersebut adalah bahwa dalam 1C dokumen yang sama dapat berlangganan melalui tanda tangan digital khusus diikuti oleh enkripsi. Hal ini memungkinkan tidak hanya untuk mengkonfirmasi keaslian informasi, tetapi juga unik diidentifikasi dengan penulis, serta untuk mencapai keamanan yang paling efektif untuk menyimpan berbagai data, jika diperlukan.

rute

Jika sistem manajemen dokumen elektronik tidak tersedia, maka dalam hal ini karyawan yang berpartisipasi dalam penciptaan efek tertentu, tentu harus memahami siapa yang terbaik adalah untuk mentransfer efek tersebut. manajemen dokumen elektronik dalam perusahaan untuk secara otomatis mentransfer data orang yang tepat.

Dengan sendirinya, routing gratis dan kaku. Gratis memberikan kesempatan untuk mendokumentasikan arah benar-benar setiap penerima yang sesuai, sedangkan kaku menyediakan regulasi yang paling akurat, tetapi dalam kasus khusus aksi pra-instal dalam dokumentasi sistem peraturan lalu lintas dapat menjadi jeda sedikit (misalnya, jika Anda perlu mengirim draft dokumen untuk diperiksa beberapa ahli di luar).

kontrol akses

Ada beberapa pilihan tentang bagaimana untuk membedakan antara kekuatan yang berbeda dari karyawan perusahaan dalam hal pengelolaan dokumentasi. Dengan demikian, alur kerja canggih memungkinkan seseorang untuk memberikan kontrol penuh atas data membatasi kemampuan untuk mengedit atau bahkan memungkinkan hanya melihat atau keterangan file apapun. Hal ini sangat menyederhanakan pekerjaan dengan data yang berbeda, dan yang penting - itu menjadi jauh lebih aman.

integrasi

Untuk memastikan integritas data maksimum, yang digambar di sebuah perusahaan tertentu, manajemen dokumen elektronik dalam perusahaan menyediakan untuk integrasi sistem yang terpasang dengan orang lain - keuangan, industri, analitis, dll Melalui integrasi tersebut sering fitur sistem alur kerja modern yang cukup membuat penggunaan sebagai semacam penghubung antara beberapa jenis perangkat lunak.

Dokumen dari semua sistem, secara logis terkait dengan informasi ini, disebut konteks. Hal ini dapat mencakup isi kertas atau e-mail, faks, dokumen pembayaran, catatan kegiatan, video atau rekaman audio, dan bahkan banyak informasi lainnya. Konteks dokumen dapat ditambahkan secara manual atau sepenuhnya mengotomatisasi proses, tergantung pada preferensi dan kebutuhan manajemen.

Sebagai contoh, sistem modern otomatisasi alur kerja dalam proses pembentukan dan perubahan berikutnya dalam anggaran dapat digunakan sejumlah informasi kontekstual lainnya:

• semua jenis riset pasar, termasuk tidak hanya sendiri, tetapi juga orang-orang yang diperoleh dari sumber eksternal;
• Berbagai perjanjian dengan mitra (pembeli atau penjual);
• dokumen hukum dan referensi khusus;
• tambahan dokumentasi, yang mencerminkan sendiri ada pembatasan atau asumsi (sebagai contoh, tingkat inflasi, nilai tukar dan data lainnya);
• risalah rapat, diadakan untuk membahas versi adalah anggaran, dan termasuk segala macam pekerja komentar dan pengamatan peserta dalam proses (sering dokumentasi tersebut dikirim antara semua karyawan melalui e-mail dan disimpan secara terpisah dari file informasi anggaran).

Seorang pengguna yang bekerja dengan anggaran, setiap saat, jika perlu, dapat melihat salah satu dokumen di atas, sebagai teknologi alur kerja yang modern memungkinkan dia untuk melakukan hal ini tanpa pencarian yang panjang.

Sistem apa yang digunakan dengan kami?

Salah satu solusi perangkat lunak yang paling populer yang dapat ditemukan di perusahaan-perusahaan Rusia bisa disebut kombinasi utilitas Microsoft Outlook dengan Microsoft Exchange Server. Aplikasi pertama pada prinsipnya ditetapkan pada hampir setiap komputer, sedangkan Exchange Server sering diambil untuk digunakan sebagai server e-mail penuh. Terlepas dari kenyataan bahwa perusahaan yang sudah beberapa waktu lalu adalah pengenalan dokumen elektronik yang diselenggarakan, program tersebut hanya digunakan sebagai platform untuk e-mail, setelah beberapa pengaturan terpusat bahkan perangkat lunak ini dapat digunakan sebagai alur kerja otomatisasi cukup fungsional untuk hampir semua organisasi .

Pada saat ini, pasar Rusia diisi dengan puluhan sistem yang berbeda, dengan cara mana otomatisasi manajemen dokumen, dan software serupa tidak hanya menawarkan Barat, tetapi juga pengembang dalam negeri. Bahkan Microsoft, selain program di atas, menawarkan utilitas bahkan seperti Content Management Server atau SharePoint Portal Server.

Yang paling kuat di antara semua sistem yang ada dianggap Documentum, tetapi perusahaan terutama besar menggunakan proses otomatisasi ini. Alur kerja dari beberapa perusahaan dengan mengorbankan perangkat lunak otomatis Lotus Notes paket, tetapi banyak menyebutnya semacam "desainer untuk programmer", sebagaimana diatur atas dasar sistem lengkap yang cukup sulit.

Apa perbedaan antara sistem Rusia dan Barat?

Jika kita berbicara tentang perbedaan utama antara utilitas dalam dan luar negeri, mereka tersedia dalam kemampuan skala. Sebagai contoh, jika sistem pengembang Barat dapat beroperasi di hampir semua sistem operasi, itu sebagian besar domestik dikembangkan hanya untuk salah satu dari mereka, dan tentu saja, bahwa itu adalah sering Windows. sistem Barat dikonfigurasi untuk menggunakan DBMS apapun. Sistem kendala Rusia tersebut sangat dapat menghambat kemungkinan membangun cross-platform, solusi terintegrasi.

Mengenai fungsi, perbedaan utama terletak pada kenyataan bahwa di dokumentoproizvodstva otomatisasi Barat dan alur kerja dilaksanakan beberapa program yang dapat dikeluarkan di bawah satu merek, tetapi target untuk berbagai keperluan. Misalnya, Documentum menawarkan sejumlah produk individu, yang digunakan untuk otomatisasi penuh dan integrasi dengan ERP-sistem, mendukung desain dan rekayasa manajemen dokumen, dll Mayoritas dominan dari perangkat lunak yang dikembangkan di Rusia, bertujuan untuk memecahkan masalah tertentu.

Juga diperhatikan adalah bahwa perbedaan utama terletak pada pendekatan kedua belah pihak untuk apa adalah sistem otomatisasi alur kerja. sistem Barat dimaksudkan untuk memberikan otomatisasi lengkap dan tindak lanjut dukungan melalui berbagai proses bisnis dalam organisasi, sedangkan mayoritas program domestik untuk mengotomatisasi fungsi tertentu saja.

Biaya sistem barat sekitar berkisar dari $ 400 sampai $ 1.000 untuk setiap pekerjaan, tidak menghitung biaya pelaksanaan, hardware dan software yang diperlukan untuk memastikan dokumen elektronik yang normal. Sering pengenalan diri biaya sekitar setengah biaya biasa lisensi, karena kebanyakan dari program untuk otomatisasi alur kerja dilaksanakan berbagai promosi, tetapi dalam beberapa situasi harga urutan besarnya lebih besar. Salah satu yang paling sulit adalah selalu proyek otomatisasi dokumentasi keuangan untuk pelaksanaan proyek-proyek seperti biaya sekitar 2-3 kali lebih tinggi daripada biaya lisensi.

perangkat lunak dalam negeri dijual dengan $ 200-600 per kursi, dan di samping itu diperhitungkan biaya program tambahan dan berbagai peralatan. Pada akhirnya, perhitungan nilai perbandingan dilakukan dalam banyak cara yang sama seperti dalam sistem barat.

fitur

Pada sebagian besar kasus sebagai arah prioritas otomatisasi adalah proses yang terkait dengan harmonisasi dokumen, misalnya, proses persiapan awal dan pelaksanaan lebih lanjut dari anggaran. Namun, banyak tim sekarang menggunakan otomatisasi kantor dan alur kerja, yaitu, dengan prosedur pendaftaran dokumen keluar dan masuk.

Pengantar sistem elektronik tidak fundamental berbeda dari pengenalan setiap sistem otomatis lainnya, oleh karena itu perlu berkutat pada fitur khas dari proyek ini.

Penciptaan penyimpanan kelas enterprise

Pendahuluan Dokumen otomatisasi dalam hal apapun, menyediakan untuk repositori perusahaan tertentu di mana untuk menyimpan semua dokumentasi. Struktur logis dari penyimpanan, pengembangan dan pelaksanaan lebih lanjut dari kebijakan keamanan, serta hirarki penyimpanan dokumen membutuhkan akurasi maksimum dan telah dilaksanakan pada tahap awal proyek.

Perlu diingat bahwa fungsi penyimpanan dapat digunakan pada awal desain, sehingga pada tahap awal dapat dibuat untuk memindahkan semua dokumen dari lokasi penyimpanan saat ini menjadi repositori perusahaan tunggal. Akibatnya, pengguna dapat membiasakan diri dengan salah satu fungsi utama dari sistem, dan sekaligus menguasai dan aplikasinya. Mempercepat adaptasi karyawan untuk menerapkan sistem dapat melalui penggunaan fungsi layanan seperti peringatan tentang perubahan dokumentasi, penampilan dokumen baru, dll

Dengan demikian, alur kerja yang diperlukan untuk setiap perusahaan modern yang berusaha untuk mengembangkan dan meningkatkan operasinya.