Tugas manajer kantor

Seringkali, terutama di organisasi kecil, manajer kantor biasanya disebut Sekretaris. Kedengarannya begitu banyak lebih solid posisi, tetapi kenyataan bahwa tanggung jawab manajer kantor berbeda dari sekretaris (walaupun mereka pasti memiliki banyak kesamaan), jarang orang yang terlibat dalam kasus ini.

Apa tanggung jawab dari karyawan? Pertama dan terpenting tanggung jawab manajer kantor adalah untuk bekerja dengan dokumen. karyawan menerima korespondensi Diterima, register itu, mengirimkan penerima mengirimkan ke arsip, jika perlu. Dia juga menerima aplikasi dari karyawan lain akan mentransfernya ke tanda tangan dari Direktur Jenderal, meyakinkan mereka cap, dan kemudian memberikan kembali. The tugas manajer kantor adalah untuk bekerja dengan dokumen internal: mencetak perintah dan izin mereka, penyimpanan, pengiriman arsip dan akuntansi, bekerja dengan korespondensi keluar. Jika perlu, ia harus mampu untuk bekerja dengan peralatan kantor: fax, scanner, mesin fotokopi, serta untuk merekrut dan mencetak dokumen. Siapkan ruang untuk presentasi, menjaga risalah rapat, pertemuan dan penerimaan tamu dan pelanggan sebagai bagian dari tugas manajer kantor.

Seringkali, karyawan harus berurusan dengan tugas-tugas kesekretariatan tradisional: distribusi mitra diundang atau manajer di hotel, pemesanan kamar, tiket pesawat dan tiket kereta api. Tergantung pada spesifikasi perusahaan dan kantor sendiri, manajer dapat menjadi wakil dari perusahaan Anda dalam negosiasi bisnis, dan melakukan tugas-tugas manajer personalia: mencari karyawan baru, penciptaan insentif dan program pendidikan, pekerjaan desain. Kadang-kadang ia berfokus pada pengenalan teknologi informasi, pengembangan program-program baru.

Tugas manajer kantor mengasumsikan pengetahuan:

1. Hukum dan peraturan yang mengatur hukum, informasi, perusahaan bisnis.
2. Dasar-dasar manajemen, pemasaran, kewirausahaan dan bisnis.
3. Dasar-dasar sosiologi, psikologi, etika komunikasi bisnis, tidak bekerja dengan staf dan masyarakat.
4. Prosedur untuk menyusun proposal bisnis, laporan, rencana, kontrak dan perjanjian.
5. Pilar manajemen, dasar-dasar ergonomi dan kesehatan kerja.

Selain tugas-tugas ini, tanggung jawab manajer kantor meliputi inventarisasi kantor dan perangkat lunak yang diperlukan untuk menjalankan habis (perlengkapan kantor, kertas dan aksesoris lainnya), yang diperlukan untuk pekerjaan karyawan. Juga, ia wajib menyimpan catatan dari bahan-bahan tersebut untuk memastikan penerbitan mereka, untuk menentukan bagaimana untuk mendapatkan, mengatur dan melacak pembayaran untuk persediaan. Tugas manajer kantor adalah untuk memantau keadaan peralatan kantor, yang meliputi: tantangan operasional untuk menguasai untuk perbaikan, penggantian tepat waktu habis (seperti kartrid), ketika tidak mungkin untuk memperbaiki - penggantian peralatan kantor.

Tergantung pada aturan yang diterapkan dalam perusahaan, dan manajer ukuran kantor atau ia mengambil panggilan dan faks, meneruskannya ke orang yang tepat, mengirim faks dan menelepon pelanggan dan mitra, atau mengawasi pekerjaan sekretaris, termasuk pemantauan budaya bicara mereka. Juga dalam tugas-tugas manajer kantor adalah untuk mengontrol kondisi sanitasi kantor, organisasi direncanakan pemeliharaan, sebut staf teknis untuk mengatasi masalah (misalnya, penggantian lampu atau switch sink).

Secara umum, daftar ini dapat memperluas atau kontrak tergantung pada tempat kerja. Oleh karena itu perlu bahkan pada tahap wawancara untuk bertanya apa manajer kantor (tugas karyawan di perusahaan).